مبانی نظری وپیشینه پژوهش سیستم اتوماسیون اداری

مبانی نظری وپیشینه پژوهش سیستم اتوماسیون اداری
دارای 49 صفحه  و با فرمت ورد وقابل ویرایش می باشد.

توضیحات: فصل دوم پایان نامه کارشناسی ارشد (پیشینه و مبانی نظری پژوهش)
همراه با منبع نویسی درون متنی به شیوه APA جهت استفاده فصل دو پایان نامه
توضیحات نظری کامل در مورد متغیر
پیشینه داخلی و خارجی در مورد متغیر مربوطه و متغیرهای مشابه
رفرنس نویسی و پاورقی دقیق و مناسب
منبع :انگلیسی وفارسی دارد (به شیوه APA)
نوع فایل:WORD و قابل ویرایش با فرمت doc

بخش هایی از محتوای فایل پیشینه ومبانی نظری::

-3.: سیستم اتوماسیون اداری     ...........................................................................28
2-3-1. تاریخچه .........................................................................................................    28
2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص     ...........................................................29
2-3-3. اتوماسیون اداری (خودکاری اداری) ......................................................................    30
2-3-4. گردش مکاتبات اداری...............................................................................     31
2-3-5. معایب و مشکلات  نظام اداری غیر مکانیزه(مکاتبات اداری) ..........................................     32
2-3-6. دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ....................................................    33
2-3-7. دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ........................................................    33
2-3-8. مزایای استفاده از اتوماسیون اداری     ..............................................................................33
2-3-8-1. با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی ..........................................................................    33
2-3-8-1-1. مزایای مستقیم     ......................................................................................................34
2-3-8-1-2. مزایای غیر مستقیم     ..............................................................34
2-3-8-2. در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی     .........................................................34
2-3-9. مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری...................................................................     36
2-3-10. استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون..........................................................     37
2-3-10-1. مدیران    .............................................................................................................37
2-3-10-2. کارمندان.................................................................................................     37
2-3-10-3. مشتریان ...................................................................................................................    37
2-3-10-4. کارمندان بایگانی و دبیرخانه...................................................................................     37
2-3-10-5. بشریت     ..............................................................................................38
2-3-11. ارگونومی در مکانیزاسیون اداری: ..................................................................................    38
2-3-12. چالش های اتوماسیون اداری.....................................................................................................     38
2-3-13. تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری...................................................................     39
2-3-13-1. واژه پردازها..................................................................................................................     40
2-3-13-2. نشر رومیزی ...........................................................................................................    41
2-3-13-3. کشو های بایگانی الکترونیکی.............................................................     41
2-3-13-4. پست الکترونیکی ............................................................................................    41
3-3-13-5. پست صوتی .......................................................................................    42
2-3-13-6. فاکس.....................................................................................................................     42
2-3-13-7. کنفرانس صوتی .......................................................................................    43
2-3-13-8.کنفرانس ویدئویی....................................................     44
2-3-13-9. کنفرانس های کامپیوتری................................................................................     44
2-3-13-10. سند خوان ها ..................................................................................    44
2-3-13-11. ماشین های کپی هوشمند ............................................................................................    44
2-3-14. انتخاب «ترکیب اتوماسیون اداری»برای مدیر.......................................................................     45
2-3-15. اجرای سیستم های اتوماسیون اداری................................................................     45
2-3-16. شرایط استفاده از سیستم اتوماسیون اداری....................................................................     46
2 -3-16-1. اطلاعات پایه     ............................................................................................46
2-3-16-2. عملیات مربوط به نامه های وارده     46......................................................................
2-3-16-3. عملیات مربوط به نامه های صادر.ه..............................................................................     46
2-3-16-4. عملیات مربوط به مکاتبات داخلی.................................................................................     47
2-3-16-5. عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری.................................................     47
2-3-16-6. عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده ........................................    47
2-3-16-7. عملیات مربوط به بایگانی...........................................................................     47
2-3-16-8. عملیات مربوط به جستجو وبررسی ..........................................................................    47
2-3-16-9. عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات................................................................     47
2-3-16-10. امنیت حدود دسترسی...............................................................................................     48
2-3-17. تحقق دولت الكترونيك در ايران............................................................................................     48
2-3-17-1. اتوماسيون  فعاليتهاي اختصاصي     ........................................................................48
2-3-17-2. اتوماسيون فعاليتهاي عمومي     ..........................................................................49

2-3. بخش دوم: سیستم اتوماسیون اداری
2-3-1. تاریخچه
منشا اتوماسیون به اوایل دهه 1960 بر می گردد، یعنی زمانیکه شرکت IBM عبارت «واژه پردازی »را به منظور بیان فعالیت قسمت تحریر الکترونیکی خود مطرح نمود. عبارت مذکور، مبین این مفهوم است که فعالیت  های اداری حول و حوش پردازش«واژه»ها میگردد. هدف IBM از بیان این مفهوم جدید این بود که همان توجهی را که قبلا به کامپیوتر ها و پردازش داده ها معطوف بوده است، به محصولات اداری معطوف نماید.(www.imi.ir/tadbir)
اولین نمونه عینی مفهوم یاد شده در سال 1964، به منصه ظهور رسید؛ یعنی زمانیکه IBM ماشینی به نام ام تی/اس تی(MT/ST) را به بازار عرضه نمود. ام تی/اس تی ، یک نوع ماشین تحریری بود که به یک نوار مغناطیسی متصل بود. با ابداع این ماشین تحریر و معرفی آن به بازار، صرفه جویی های عمده ای در وقت و انرژی افراد ماشین نویس بوجود آمد و کارایی آنها راتا حد زیادی بالا برد. با استفاده از این ماشین تحریر، پس از یک بار تایپ نمودن یک نامه، این امکان وجودداشت که بتوان آن را به تعداد دلخواه از روی نوار مغناطیسی که متن نامه مذکور، حین تایپ اولیه در آن ضبط شده بود، تایپ نمود.تنها کاری که ماشین نویس انجام می داد، این بود که نام اشخاص و آدرس آنها راروی هرنامه تایپ می کرد. .(www.imi.ir/tadbir)
مزیت دیگری که این ماشین داشت ، این بودکه پس از متن یک نامه تشخیص آنها (نامه های تایپ شده ) از نسخه اصلی، امکان پذیر نبود. در حال حاضرطیف وسیعی از تکنولوژی ها، اعم از کامپیوترو غیر آن در کارهای اداری، مورد استفاده قرار می گیرند. تمام این کاربردها تحت عنوان اتوماسیون اداری تعریف         شده اند .(www.imi.ir/tadbir)
نیاز به تکامل های بعدی به این خاطر بود که طی دهه1970 کارایی کارخانه ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت، در حالیکه کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس باید سیستم هایی ایجاد می شد که باعث افزایش بهره وری وکارایی دفاتر نیز بشود.(مک لئود،1377،ص472)
تاحدود سال1980، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره وری منشی ها و کارکنان دفتری دیده می شد. دست آوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را درانجام بیشتر،سریع تر و بهتر بر روی اسناد یاری می داد. سپس روشن شد کارکنان متفکر نیز می توانند ازاتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می تواند تهیه مکاتبات ارسالی برای کارکنان متفکررا سهل تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی های آنان می توانند با استفاده از کلمه پردازها، نام ها، یادداشت ها، گزارشات، پاسخ مکاتبات را تهیه کنند.(مک لئود،1377،ص473)
2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص
عده ای معتقدند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه تركيبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها وفعالیت های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم،یکپارچه اداری، که حجم عظیم مکاتبات و اطلاعات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با        نام های مختلفی مانند سیستم اداری ،سیستم های اطلاعات اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های کاربر نهایی محاسباتی نامیده شده است. ولی عمومی ترین وبالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری معروف است.(لاودن،1384،ص126)
سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود به این معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است که در اینجا به برخی ازآنها اشاره می شود:
- در تعریفی ساده اتوماسیون اداری را استفاده از فناوری مناسب برای کمک به مدیریت اطلاعات           می دانند.(مک لئود،1377،ص471)
- از دیدگاه ریموند  اتوماسیون اداری عبارت است از تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی که به  برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس کمک می نماید. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی،سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی ازتصمیم گیری متمایز می سازد ،ارتباطات است،به این معنی که اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هردو صورت شفاهی و کتبی استفاده می گردد.(مک لئود،1377،ص472)
- از طرفی زواس  معتقد است که سیستم های اطلاعات اداری از امور اداری بوسیله فناوری اطلاعات حمایت می کنند. سیستم اطلاعات مدرن از جمله اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی و بوسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می آورد.(لاودن،1384،ص128)
مارتین پوپک  نیز چنین تعریفی را از اتوماسیون اداری ارائه داده است که اتوماسیون اداری انسجام پیشرفته برنامه ریزی شده ای از فناوری های جدید و فرایند های مدرن است که بهره وری واثربخشی تمام کارکنان دانشی (مدیران، متخصصان،کارکنان و مشتریان) را افزونی می بخشد.(مک لئود،1377،ص472)